救助基金檔案管理制度

『壹』 社保局檔案管理制度

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檔案管理制度<>
為貫徹實施《中華人民共和國檔案法》,確保墾區社會保險系統檔案資料的完整,提高檔案的科學化和規范化管理水平,特製定本制度.
一,總局,分局社保局辦公室為兩級機構的檔案管理部門,農牧場社保局應指定專人管理文書檔案,會計檔案和業務檔案.
二,三級社保機構在黨務,行政,業務以及財務,人事等工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料均應立卷和歸檔.業務科室負責業務文件立卷和定期向辦公室歸檔;財務科負責財務檔案的立卷和定期向辦公室歸檔;其餘所需立卷和歸檔的文件材料均由辦公室直接處理,辦公室主任和專職文書,檔案員應對本單位業務部門和下屬機構的檔案管理工作進行指導,監督和檢查.
三,檔案的立卷和歸檔要求:
(一)應歸檔的文件材料齊全,完整;
(二)文件和電報按其內容的聯系,合並整理,立卷;
(三)歸檔的文件材料,保持它們之間的歷史聯系,區分保存價值,分類整理,立卷,案卷標題簡明確切,便於保管和利用.
四,有關幹部人事管理,工資,職稱,編制等方面的文件材料的立卷及工作人員的幹部檔案和工人檔案,由政工科管理.
五,有立卷和歸檔職能的科室(辦)應在第二年上半年向辦公室移交檔案,辦公室檔案員和科室(辦)移交人根據移交目錄,清點核對,並履行簽字手續.財務檔案從立卷之起可以在財務部門保管一年,但應指定由專人保管,超過一年必須按時移交.
六,辦公室負責檔案管理的專兼職人員,應會同業務科室,根據工作需要,編制必要的目錄,卡片,索引等工具,編輯檔案文件匯集和各種參考資料,積極主動地開展檔案的利用工作,為本單位各項工作服務,並注意掌握檔案的利用效果.
七,歸檔范圍,保管期限和檔案銷毀
(一)歸檔的文件材料的范圍:凡是反映本單位黨務工作和業務工作活動,具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍.
1,上級機關或業務主管部門的文件材料:
(1)上級召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料;
(2)上級頒發的屬於本單位主管業務並要執行的文件,以及普發的非本單位主管業務但需要貫徹執行的法規性文件;
(3)上級領導等視察,檢查墾區社保工作時的重要指示,講話,賀詞,照片和有特殊保存價值的錄音,錄像等材料;
(4)代上級草擬並被採用的文件的最後草稿和印本;
(5)代上級轉發本單位的文件(包括報紙,刊物轉載).
2,本單位的文件材料:
(1)本單位組織召開的社保系統工作會議,社保系統專業會議的全套文件材料以及各種聲像材料;
(2)本單位黨組,行政領導會議(局務會議)材料;
(3)本單位頒發的(包括轉發及與其他行政部門聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿,印製稿,重要文件的修改稿;
(4)本單位的請示與上級機關或主管部門的批復文件,下級機構的請示與本單位的批復文件;
(5)本單位及其內部職能部門業務運行活動形成的工作計劃,總結,報告,年度目標管理考核實施方案和考核評比結果等;
(6)反映業務活動和業務規范化管理的文件材料;
(7)反映業務活動原始資料和基礎數據資料(重要基數),信息化處理(上傳和下載)和信息系統運行的數據資料(包括備份的計算機盤,片),工作記錄等;
(8)需建立和反映的各業務險種的個人帳戶資料;
(9)對下級檢查,調查研究形成的重要文件材料;
(10)統計原始台帳,統計報表,匯總的統計報表和統計分析資料(備份的計算機碟片等);
(11)本單位形成的憑證,帳薄,財務報表,其他財務資料和匯總的財務報表(備份的計算機碟片等);
(12)審計工作中形成的審計通知書,審計調查通知書,審計工作底稿,審計報告,審計意見書和審計決定等;
(13)本單位購建辦公樓,重大修繕項目,徵用土地以及基本建設工程施工,竣工,購置大中型設備的文件材料,信息化管理系統的開發建設等文件材料等;
(14)本單位制定的條例,准則,章程和各項管理制度等文件材料;
(15)本單位成立,合並,撤銷,更名,啟用印信及組織簡則,人員編制等文件材料;
(16)本單位,本系統的歷史沿革,大事記,反映重要活動事件的剪報,聲像材料,榮譽獎勵證書等文件材料;
(17)本單位(包括上報,下批)幹部任免(包括備案),調配,培訓,專業技術職務申報,考試和評定,考核聘任,黨員,團員,幹部工勤人員名冊,報表,以及工作人員的考試,考核,考勤,評聘,錄用,轉正,定級,調資,退職,退休,離休,評殘,撫恤,死亡等工作及幹部評優獎懲等文件材料;
(18)本單位和按幹部管理許可權規定的為下級單位辦理的幹部,工人的轉移工資,行政,黨,團,工會組織介紹信及存根;
(19)財產物資,檔案等的交接憑證,清冊.
(20)本單位的業務宣傳,"CI"策劃的定稿和印本,編印的情況反映,簡報,宣傳冊等刊物的定稿和印本,編輯出版物的定稿,樣本;
(21)本單位與外單位簽訂的各種合同,協議等文件材料;
(22)其他按有關規定應予歸檔的文件材料.
3,同級行政部門或業務主管部門和非隸屬機關的文件材料.
(1)同級行政部門或業務主管部門和非隸屬機關頒發的非本單位主管業務但需要執行的法規性文件;
(2)有關業務機關對本單位工作檢查形成的重要文件;
(3)同級行政部門和非隸屬機關與本單位聯系,協商工作的重要往來文件.
4,下級單位的文件材料:
(1)下級單位報送的重要工作計劃,報告,總結,典型材料統計報表,財務預算,決算報表等文件;
(2)下級單位(分局社保局)報送的政策性備案文件.
(二)保管期限
檔案的保管期限由檔案的保存價值確定,根據國家檔案局的有關規定,檔案的保管期限定為永久,長期和短期3種,長期為16-50年左右,短期為15年以下,專門檔案另有保管期限和銷毀規定的按有關規定執行.墾區社保系統檔案的保管期限除會計檔案另作規定外,其他檔案均列為永久,長期和短期保存.
1,永久保存的檔案:本單位制定的屬於政策性的文件;處理重要問題形成的文件,材料;召開的重要會議的重要文件材料;重要的請示,報告,總結;會計決算報表,綜合統計報表;機構演變,單位領導人任免的文件材料;直屬上級機關頒發的屬於本單位主管業務並要貫徹執行的重要文件材料和非直屬上級機關針對本單位業務並要貫徹執行的重要文件材料;構成資料庫的基礎數據和系統運行的重要業務資料(包括備份的計算機碟片)及各基本險種的個人帳戶資料等.
2,屬於長期和短期保存的檔案由辦公室會同應立卷和歸檔的業務科室共同制定保管期限,報主管或分管領導批准後執行;屬於文件檔案的由辦公室根據有關規定製定保管期限,報主管領導或分管領導批准後執行.
(三)檔案銷毀管理
按保管期限已經到期的檔案和已無存查價值的檔案可定期鑒定和銷毀.屬於業務或專業檔案的由辦公室主任和相關的業務科長,鑒定確認;屬文書檔案的由檔案員和辦公室主任共同確認.銷毀前由檔案員登記造冊,辦公室主任和有關業務科長共同簽字,報單位主管領導或分管領導批准後,由兩人在指定地監銷,並在銷毀清冊上簽字.
八,會計檔案的管理
(一)會計檔案由總局和分局社保局組成保管單位,實現集中統一管理.總局社保局財務科應將保管超過一年的會計檔案移交辦公室檔案員統一管理;各分局社保局財務科應將分局和所屬的農牧場社保局保管超過一年的會計檔案移交分局辦公室統一管理(未實現局統籌的醫療保險,工傷保險和生育保險的會計檔案,仍由農牧場社保局妥善保管).
(二)按年度形式分類法,檔案員應將會議檔案分成四類,即憑證,帳薄,報表和其他分別組成保管單位.
(三)會計檔案的保管期限從會計年度終了後的第一天算起.會計檔案的保管期限為永久,定期兩種,墾區社保系統會計檔案的保管期限明確為:
1,會計憑證:15年.
2,會計帳薄:現金日記帳,銀行存款帳為25年,其他15年.
3,會計報表:預算報表5年,年度決算報表永久,其他報表15年.
4,其他15年.
5,固定資產清理報廢,清理後5年.
6,會計檔案移交清冊15年.
7,會計檔案保管清冊25年.
8,會計檔案銷毀清冊25年.
(四)檔案員應對會計檔案分雖不同的類,按保管期限的長短依次排列案卷,做到科學管理,妥善保管,存放有序,查找方便,同是時嚴格執行安全和保管制度,不得隨意堆放,嚴防毀損,散失和泄密.
(五)檔案員應匯同財務科的有關人員共同編制完整的會計檔案目錄,以利查找,提供,利用.並共同對各分局的會計檔案管理進行業務指導,監督和檢查.
九,檔案保管制度
(一)存放檔案必須有專門庫房,並設有專櫃,架,排架,排櫃要科學和便於查找,做到科學管理,排列整齊,並健全檢索工具.
(二)微縮膠片,照片,磁帶,光碟,磁碟的保管要符合規定要求.備份的磁碟,光碟等重要業務數據資料要做到異地存放和保管.
(三)要定期進行庫藏檔案的清理核對工作,做到帳,物相符.
(四)庫房要經常通風,做到整潔衛生.庫房內不準吸煙,以免發生火災,並做到七防:防火,防盜,防潮,防鼠,防蟲,防塵,防光,以確保安全和延長檔案壽命.
(五)接收,借閱檔案必須認真驗收,並辦理交接和借閱手續.
(六)要經常檢查永久性檔案和會計檔案的安全及保管情況,發現問題及時處理.
十,檔案借閱制度
(一)借閱檔案一律履行借閱手續,借閱人有借閱檔案和歸還檔案時應簽名並註明日期.
(二)借閱的檔案不得中途轉借他人.
(三)會計檔案只能由財務部門和審計部門憑手續外借,其他部門和人員一律不予借閱.
(四)所有檔案要注意保管,保密,不得弄臟和亂劃,塗抹,剪裁和拆毀.
(五)借閱的檔案未經批准,不得復制,拍照.借閱檔案的時限為7天,用完後應及時歸還,如期滿未用完時,應續辦借閱手續.

『貳』 檔案管理制度

國家檔案局發布檔案管理九項規范

近日，國家檔案局發布《紙質檔案數字復製件光學字元識別（OCR）工作規范》等9項行業標准，涉及政務服務事項電子文件歸檔、檔案館應急管理等方面。這9項行業標准提出了哪些工作規范，適用於哪些業務？

會博通從1988年開發出我國第一套文檔一體化軟體產品以來，就是我國最早的知識與內容管理軟體開發與供應商。歷經30年，會博通一直潛心研發綜合知識管理系統，打造組織知識生態鏈，已經成為經國家認證雙軟企業，國家重點支持的高新技術企業。現在會博通已經在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領域走在世界領先水平。為了更好的服務國家檔案管理細則，研發符合國家的檔案管理系統，會博通綜合檔案管理系統產品經理帶大家了解一下最新的國家檔案局發布的九項行業標准！

1.DA/T 77—2019《紙質檔案數字復製件光學字元識別（OCR）工作規范》

本標准規定了紙質檔案數字復製件光學字元識別（OCR）工作的組織、實施和管理要求，確定了開展OCR工作的總體原則、具體流程、性能要求和指標評價等內容，尤其是對歸檔章、文件處理單、公章等具有檔案特徵的內容提出了識別要求。標准適用於字跡清晰、文本規范的紙質檔案數字復製件的光學字元識別（OCR）工作。

2.DA/T 78—2019《錄音錄像檔案管理規范》

本標准為傳統載體錄音錄像、傳統載體錄音錄像數字復製件、數字錄音錄像3 種不同形式錄音錄像檔案提供統一的管理規范，解決錄音錄像收集范圍和收集質量、著錄和整理問題。標准規定 了模擬信號錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著 錄、歸檔與錄音錄像檔案管理要求，適用於各級機關、團體、企 事業單位和其他社會組織形成的錄音錄像檔案的管理。

3.DA/T 79—2019《證券業務檔案管理規范》

為加強證券業務檔案工作規范化，確保證券業務檔案的安全管理和有效利用，制定本標准。標准規定了證券業務檔案工作總則、管理體制、管理崗位職責，以及在辦理證券業務活動中產生的且具有保存價值的業務文件的整理、歸檔，證券業務檔案的保管、利用、鑒定與處置的要求和方法，以及業務電子文件歸檔與電子檔案管理，並編制了具有參考性的《證券業務文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，適用於證券公司證券業務檔案的管理與利用。

4.DA/T 80—2019《政府網站網頁歸檔指南》

本標准規定了政府網站網頁歸檔的總則，網頁的歸檔范圍和網頁檔案的保管期限，網頁歸檔的收集、整理、移交接收和網頁歸檔功能模塊建設的一般方法，適用於各級人民政府及其部門、派出機構和承擔公共服務職能的事業單位在互聯網上開辦的政 府網站的網頁歸檔，其他單位的網頁歸檔工作可參照執行。

5.DA/T 81—2019《檔案庫房空氣質量檢測技術規范》

本標准旨在提高檔案庫房管理水平，完善庫房空氣質量檢測制度，促進檔案部門了解和評價檔案庫房空氣質量狀況。本標准給出了檔案庫房空氣質量檢測的方法，適用於我國各級各類檔案館的檔案庫房，包括在用檔案庫房以及新建檔案庫房。

6.DA/T 82—2019《基於文檔型非關系型資料庫的檔案數據存儲規范》

標准旨在規范和統一採用文檔型資料庫存儲檔案數據的方法，解決非結構化檔案數據的存儲和管理問題，並為今後檔案數據的利用打下基礎。標准規定了使用文檔型資料庫存儲檔案數據的總體要求，提出了使用文檔型資料庫存儲和管理檔案數據的基本功能和實施方法，適用於各級各類檔案館、機關、團體、企業事業單位對檔案數據的存儲。

7.DA/T 83—2019《檔案數據存儲用LTO 磁帶應用規范》

標准規定了檔案數據存儲用LTO磁帶的技術要求、選擇、條形碼標簽、使用、保管、運輸以及磁帶的復制、更新和轉換等要求，適用於各級檔案部門及有關單位檔案數據存儲用LTO 磁帶的應用和管理。

8.DA/T 84—2019《檔案館應急管理規范》

本標准制定的主要目的是加強檔案安全保管及風險管理，增強對檔案安全風險的預見性，在日常工作中及時發現和排除潛在風險，從而做好檔案保管和保護工作。標准規定了檔案館應急管理原則、組織機構及職責任務、運行機制、管理保障及監督管理等內容，適用於全國各級各類檔案館應對突發事件的管理工作。

9.DA/T 85—2019《政務服務事項電子文件歸檔規范》

標准規定了政務服務事項電子文件歸檔的一般方法，包括歸檔工作流程和歸檔信息包的內容結構、命名規則、元數據和存儲格式等，適用於政務服務機構在全國一體化在線政務服務平台上辦理政務服務事項（包括行政權力事項和公共服務事項）過程中形成的電子文件的歸檔。

目前，會博通綜合檔案管理系統全面升級，已將檔案管理9項標准納入系統升級范疇，全面符合最新的國家檔案管理要求。

『叄』 文件檔案管理制度

文書檔案歸檔文件整理制度
為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規則》進行整理、歸檔，結合我局具體情況，特製定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統一交到辦公室進行歸檔文件整理。
2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。
3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然後是正文；發文首先是正文，然後是發文簽批單，最後是底稿；轉發文在前，被轉發文在後；批復在前，請示在後。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、採用年度---保管期限---問題分類法進行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業務類。
5、組件後在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內要註明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限。
6、按保管期限對歸檔文件材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規范，黨、政分開，排列清晰，便於查考。
7、歸檔文件目錄和卷盒封面內容要填寫清楚完整，不得漏項，填寫歸檔文件日期單位數要用0佔位。
8、歸檔文件目錄要求列印，一式六份，以備檔案進館時所用。
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。